Cas client

Althea Management Solutions

Althea Management Solutions, filiale de la holding 3g Smart, est spécialisée dans les services de Facility Management à l’international. Parmi les clients d’Althea, figure l’une des plus grandes universités privées de la péninsule ibérique qui rassemble plus de 19 000 occupants, répartis sur cinq campus en Espagne et au Portugal.

Au total, ce sont 23 bâtiments dont la gestion des services est externalisée et prise en charge par 10 prestataires. Dans cet environnement multi-sites / multi-services, des incidents sont fréquemment remontés et des interventions demandées par les occupants. Afin de centraliser et d’optimiser le processus de traitement de tous ces événements, Althea Management Solutions a confié à MoveWORK le soin de mettre en place une plateforme cloud de pilotage des facility services, pouvant garantir aux occupants un cadre optimal pour étudier et s’épanouir.

La réponse apportée par MoveWORK

 

Améliorer le modèle de gestion et d’exploitation des services

Sur les cinq campus, plus de 3 000 POI (points d’intérêts) ont été définis afin de pouvoir collecter les données indispensables à un pilotage 360° des facility services. Des QR codes y ont été déployés, permettant aux occupants de déclarer en temps réel les problèmes rencontrés et de transmettre leurs demandes d’interventions pour de multiples services : propreté des espaces, maintenance des équipements, entretien/gestion des espaces verts, etc.  Chaque demande est géolocalisée et attribuée à une équipe ou un prestataire chargé de la traiter et d’en assurer la bonne exécution. La plateforme MoveWORK Flow orchestre tous les workflows et coordonne les actions des prestataires de façon automatisée.  Pour permettre le pilotage et l’optimisation de l’ensemble des processus métiers, des tableaux de bord restituent les indicateurs et aident chaque partie prenante à l’amélioration de la qualité de service et au respect des engagements contractuels. 

Mieux gérer et coordonner le travail des prestataires

La plateforme offrant un espace de travail commun à l’ensemble des acteurs intervenant dans la chaîne de service, toutes les données d’exploitation et de pilotage sont accessibles, en temps réel et en continu, dans des workspaces et tableaux de bord dédiés, à la fois par les prestataires de service, par Althea Management et par le gestionnaire de l’ensemble des campus. Cette vision globale des activités et cette nouvelle façon de collaborer au sein d’un espace cloud unifié apporte une performance inédite dans la délivrance des services.

Conduire le changement

Afin de garantir une performance optimale aux utilisateurs de la plateforme et des applications mobiles, MoveWORK a mis en place un programme de formations certifiantes pour les équipes Althéa Management Services.

Résultats et bénéfices

Pour l’université

  • Amélioration du cadre de vie grâce à des méthodes de gestion revisitées
  • L’identification rapide des dysfonctionnements permettant la mise en place d’actions immédiates

 

Coté Prestataires

  • Une visibilité sur les actions en cours et à venir permettant une complète autonomie
  • Une meilleure organisation des équipes et couts d’interventions.

 

Pour les occupants de l’université

  • Un environnement de travail/vie optimisé
  • La possibilité de devenir acteur de son environnement